Sähköinen allekirjoitus tilitoimistolle: 400 asiakasyhtiön tilinpäätöskausi ilman paperia

Tilinpäätöskausi on tilitoimistolle vuoden kiireisin jakso, ja allekirjoitusten kerääminen on siinä usein aliarvioitu pullonkaula. Kun asiakasyhtiöitä on satoja eikä kymmeniä, pienikin hidaste yhtä allekirjoitusta kohden kertautuu merkittäväksi työmääräksi koko kauden aikana. Kirjanpitäjät tuntevat tilanteen: tilinpäätös on valmis ajoissa, mutta se jää odottamaan hallituksen jäsenten allekirjoituksia, ja lopullinen arkistointi venyy viikkoja itse kirjanpitotyön valmistumisesta.

Mistä tilitoimiston allekirjoitusruuhka syntyy

Yhdellä tilitoimistolla voi olla kymmeniä tai satoja asiakasyhtiöitä, joista jokaisella on oma tilinpäätös, oma hallitus ja usein oma yhtiökokous. Jokainen näistä tarkoittaa vähintään yhtä, usein useampaa allekirjoitettavaa asiakirjaa samana keväänä. Perinteisessä mallissa jokaista näistä varten tulostetaan asiakirjat, lähetetään ne postitse tai skannataan sähköpostitse allekirjoitettavaksi, odotetaan allekirjoitusten palautumista ja arkistoidaan lopputulos manuaalisesti. Kun tämä toistetaan sadoille yhtiöille muutaman kuukauden sisällä, kirjanpitäjien aika kuluu enemmän paperien perässä juoksemiseen kuin varsinaiseen kirjanpitotyöhön.

Adepta Oy:n oma kirjanpitopalvelu on kokenut saman haasteen omakohtaisesti: noin 400 asiakasyhtiön tilinpäätökset ja pöytäkirjat piti aiemmin allekirjoituttaa erikseen jokaisen yhtiön kohdalla. eSinetti on kehitetty vastaamaan juuri tähän tarpeeseen – tästä syystä sitä kutsutaan tilitoimistossa kehitetyksi palveluksi, ja ratkaisut on suunniteltu tilitoimiston arkityön, ei pelkän teorian, ehdoilla.

Yksi tunnistautuminen, monta yhtiötä

Tilitoimiston asiakasyhtiöissä sama henkilö istuu usein useamman yhtiön hallituksessa – esimerkiksi sarjayrittäjä tai perheyrityksen omistaja, joka pyörittää useaa yhtiötä samanaikaisesti. Kun kaikki nämä yhtiöt käyttävät samaa allekirjoituspalvelua, henkilö tunnistautuu kerran ja näkee kaikki hänelle osoitetut avoimet asiakirjat riippumatta siitä, mistä yhtiöstä ne ovat lähtöisin. Tämä on eSinetin ydinominaisuus, ei jälkikäteen lisätty erikoisuus: yksi tunnistautuminen, kaikki avoimet asiakirjat.

API-integraatio poistaa käsityön

Sen sijaan, että kirjanpitäjä kirjautuisi erilliseen palveluun ja lataisi asiakirjoja käsin jokaiselle yhtiölle, kierros voidaan käynnistää suoraan kirjanpito-ohjelmasta REST-rajapinnan kautta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun tilinpäätös tai pöytäkirja on valmis PDF-muodossa, järjestelmä kutsuu rajapintaa, joka luo allekirjoituspyynnön oikeille allekirjoittajille automaattisesti. Massatoiminnolla voidaan käynnistää allekirjoituspyynnöt kerralla kaikille valmiille yhtiöille sen sijaan, että jokainen käsiteltäisiin erikseen.

Näin API-pohjainen prosessi etenee

1. 01

   Kirjanpito-ohjelma merkitsee tilinpäätöksen valmiiksi

   Kun tilinpäätös ja pöytäkirja on laadittu ja tarkastettu, ne merkitään valmiiksi allekirjoitettavaksi kirjanpito-ohjelmassa.

2. 02

   API luo allekirjoituspyynnön automaattisesti

   Järjestelmä kutsuu eSinetin rajapintaa, joka luo kierroksen valmiiksi määritellyillä allekirjoittajilla – yleensä hallituksen jäsenillä ja toimitusjohtajalla.

3. 03

   Allekirjoittajat saavat kutsun ja allekirjoittavat

   Jokainen allekirjoittaja saa henkilökohtaisen linkin, tunnistautuu ja allekirjoittaa kaikki hänelle avoimet asiakirjat kerralla.

4. 04

   Webhook päivittää tilan takaisin kirjanpito-ohjelmaan

   Kun kierros valmistuu, webhook ilmoittaa siitä kirjanpito-ohjelmalle, joka tallentaa sinetöidyn PDF:n omaan arkistoonsa automaattisesti.

Miksi API kannattaa juuri tilitoimistolle

Yksittäiselle yritykselle, jolla on yksi tilinpäätös vuodessa, käsityö ei ole ongelma. Tilitoimistolle, joka toistaa saman prosessin sadoille yhtiöille lyhyen ajan sisällä, jokainen käsin tehty vaihe – kirjautuminen, lataus, allekirjoittajien lisääminen – kertautuu satakertaiseksi. API-integraatio siirtää nämä vaiheet osaksi olemassa olevaa kirjanpito-ohjelmaa, jolloin kirjanpitäjän ei tarvitse käyttää erillistä käyttöliittymää lainkaan – ellei hän halua seurata kierrosten tilaa manuaalisesti.

Sama koskee allekirjoittajien tietoja: nimet, sähköpostiosoitteet ja roolit ovat jo olemassa kirjanpito-ohjelman asiakastiedoissa, joten niitä ei tarvitse syöttää uudelleen erilliseen palveluun. Kun tiedot siirtyvät suoraan rajapinnan kautta, virheiden – kuten väärän sähköpostiosoitteen – riski pienenee verrattuna siihen, että sama tieto kirjoitettaisiin käsin useaan eri järjestelmään.

Muistutukset ja seuranta ilman manuaalista työtä

Kun allekirjoituspyyntöjä on kerralla käynnissä satoja, on mahdotonta seurata jokaista käsin. Automaattiset muistutukset lähtevät niille allekirjoittajille, jotka eivät ole reagoineet määrätyn ajan kuluessa, ja kierroksen tila on aina nähtävissä API:n kautta tai tilitoimiston omassa käyttöliittymässä. Tämä poistaa tarpeen käydä läpi excel-taulukkoa siitä, kuka on allekirjoittanut ja kuka ei.

Rinnakkainen ja peräkkäinen allekirjoitus

Osassa yhtiöistä hallituksen jäsenten allekirjoitusjärjestyksellä ei ole väliä, ja kaikki voivat allekirjoittaa heti kun saavat kutsun – tämä on oletustapa. Toisissa tilanteissa, esimerkiksi kun toimitusjohtajan pitää allekirjoittaa ensin ennen kuin hallitus vahvistaa asiakirjan, järjestys voidaan pakottaa peräkkäiseksi: seuraava kutsu lähtee vasta, kun edellinen on allekirjoittanut. Tilitoimisto voi valita kummankin tavan yhtiökohtaisesti sen mukaan, mitä yhtiön oma käytäntö edellyttää.

Yhteinen näkymä koko kaudelle

Kun kymmeniä tai satoja kierroksia on käynnissä yhtä aikaa, tilitoimiston on hyödyllistä nähdä koko tilinpäätöskauden tilanne yhdellä silmäyksellä: montako kierrosta on lähetetty, montako valmiina ja montako odottaa vielä allekirjoituksia. Ilman tätä näkymää kausi etenee sokkona, ja viimeiset avoimet kierrokset huomataan usein vasta, kun joku kysyy niiden perään. Tämä näkymä toimii sekä eSinetin omassa käyttöliittymässä että API:n kautta, jolloin sama tieto voidaan näyttää myös kirjanpito-ohjelman omassa hallintapaneelissa asiakaskohtaisesti.

Laske oma säästösi

Laskurin vasen puoli näyttää tilitoimiston kustannuksen: se lasketaan aktiivisten asiakasyhtiöiden määrästä, ei allekirjoituksista. Tilinpäätöskauden huippukuukausina volyymi voi olla moninkertainen muihin kuukausiin verrattuna, mutta lasku pysyy samana.

Hinta suurella volyymilla

Tilitoimiston hinta lasketaan aktiivisista asiakasyhtiöistä portaittain: 1–100 yhtiötä 0,99 € · 101–200 0,69 € · yli 200 0,39 € / yhtiö / kk. Portaat ovat marginaalisia kuten veroasteikko, eli sadan ensimmäisen yhtiön jälkeen seuraavat yhtiöt maksavat vähemmän: 150 yhtiön toimisto maksaa 133,50 € kuukaudessa ja 400 yhtiön toimisto 246 € kuukaudessa eli 2 952 € vuodessa. Yhtä yhtiötä kohden se on 7,38 € vuodessa – luku, jonka voi siirtää sellaisenaan asiakkaan laskulle. Pöytäkirjoja ja tilinpäätöksiä saa allekirjoituttaa rajattomasti; muut asiakirjat allekirjoitetaan kappalehinnalla. Laskutus alkaa 30 yhtiöstä. Katso oma hintasi hinnoittelusivun laskurilla. Lue myös lisää siitä, millaisia asiakirjoja tilitoimisto tyypillisesti allekirjoittaa.

Usein kysytyt kysymykset