Vuokrasopimuksen sähköinen allekirjoitus – vuokranantajan opas

Vuokranantajalle sopimuksen allekirjoittaminen on usein viimeinen ja eniten aikaa vievä vaihe ennen kuin vuokralainen pääsee muuttamaan sisään: sopivan tapaamisajan löytäminen, paperien tulostaminen ja allekirjoitusten kerääminen kahdelta tai useammalta osapuolelta. Kun asunto on ollut tyhjänä ja uusi vuokralainen on jo löytynyt, jokainen päivä, joka kuluu sopimuksen viimeistelyyn, on menetettyä vuokratuloa.

Onko vuokrasopimuksella muotovaatimuksia

Asuinhuoneiston vuokrasopimusta ei ole Suomessa sidottu tiettyyn muotoon – se voidaan tehdä myös suullisesti, vaikka kirjallinen sopimus onkin vakiintunut ja suositeltava käytäntö molempien osapuolten oikeusturvan vuoksi. Koska laki ei aseta erityistä muotovaatimusta, mikään ei myöskään estä sopimuksen allekirjoittamista sähköisesti. Ratkaisevaa on, että sopimus yksilöi osapuolet ja ehdot selkeästi ja että allekirjoitus voidaan tarvittaessa todistaa aidoksi.

Tämä koskee sekä yksityishenkilöitä, jotka vuokraavat yhtä asuntoa, että ammattimaisia vuokranantajia, jotka hallinnoivat kymmeniä tai satoja vuokrasuhteita.

Miksi vahva tunnistautuminen kannattaa juuri vuokrasopimuksessa

Vuokrasopimus on asiakirja, johon palataan usein juuri silloin, kun jotain on mennyt pieleen: vuokra jää maksamatta, asunto jätetään huonoon kuntoon, tai osapuolten välille syntyy erimielisyys irtisanomisajasta. Näissä tilanteissa on tärkeää pystyä osoittamaan kiistattomasti, kuka sopimuksen allekirjoitti ja millä ehdoilla. Kevyt, pelkkään sähköpostiin perustuva vahvistus ei todista allekirjoittajan henkilöllisyyttä samalla tavalla kuin vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella – siksi vahva allekirjoitus on perusteltu valinta vuokrasopimuksissa, joissa halutaan varmuus siitä, kuka toinen osapuoli todella on.

Näin vuokrasopimus allekirjoitetaan sähköisesti

1. 01

   Sopimus laaditaan PDF-muotoon

   Vuokrasopimus kirjoitetaan tavalliseen tapaan, sisältäen vuokrakohteen, vuokra-ajan, vuokran määrän ja muut ehdot, ja tallennetaan PDF-tiedostoksi.

2. 02

   Vuokranantaja ja vuokralainen lisätään allekirjoittajiksi

   Molemmille osapuolille lisätään nimi ja sähköposti. Jos vuokralaisia on useampia, kaikki lisätään omina allekirjoittajinaan.

3. 03

   Molemmat tunnistautuvat ja allekirjoittavat

   Kumpikin osapuoli avaa oman linkkinsä, tunnistautuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ja allekirjoittaa. Sinetöity sopimus lähtee molemmille heti, kun molemmat ovat allekirjoittaneet.

Milloin kannattaa käyttää kevyempää vaihtoehtoa

Kaikki vuokrasuhteeseen liittyvä ei vaadi vahvaa tunnistautumista. Esimerkiksi vuokrasuhteen aikana lähetettävä muistutus tulevasta huoneiston tarkastuksesta tai tiedote taloyhtiön remontista voidaan kuitata kevyellä sähköpostivahvistuksella, koska kyse ei ole sopimusehtojen muuttamisesta vaan tiedoksiannosta. Itse vuokrasopimus ja sen muutokset – kuten vuokran korotus tai sopimuksen jatkaminen – kannattaa sen sijaan aina allekirjoittaa vahvasti, koska niillä on suoraa taloudellista ja oikeudellista merkitystä molemmille osapuolille.

Etävuokraus ja muualla asuvat vuokralaiset

Erityisesti opiskelija-asuntoja ja kausiasuntoja vuokrattaessa on tavallista, että vuokralainen ei pääse paikan päälle allekirjoittamaan sopimusta ennen muuttoa – hän voi asua toisella paikkakunnalla tai jopa ulkomailla. Perinteisesti tämä on tarkoittanut sopimuksen postittamista edestakaisin tai allekirjoittamatta jäämistä siihen asti, kunnes vuokralainen saapuu paikalle. Sähköinen allekirjoitus ratkaisee tämän: sopimus voidaan allekirjoittaa etänä ennen muuttoa, jolloin molemmat osapuolet tietävät sopimuksen ehdot ja voimassaolon jo ennen avainten luovutusta.

Takuuvuokra ja muut liitteet samassa paketissa

Vuokrasopimukseen liittyy usein erillisiä liitteitä, kuten takuuvuokran maksuehdot, järjestyssäännöt tai kalusteluettelo kalustetussa asunnossa. Kaikki nämä voidaan sisällyttää samaan allekirjoituspyyntöön varsinaisen sopimuksen kanssa, jolloin koko kokonaisuus sinetöityy yhdessä eikä erillisiä liitteitä pääse katoamaan tai jäämään allekirjoittamatta vahingossa.

Hyöty ammattimaiselle vuokranantajalle

Yksittäiselle vuokranantajalle sähköinen allekirjoitus säästää lähinnä aikaa yhden sopimuksen kohdalla. Ammattimaiselle vuokranantajalle tai kiinteistösijoittajalle, joka tekee kymmeniä tai satoja vuokrasopimuksia vuodessa, hyöty kertautuu: sopimus voidaan lähettää allekirjoitettavaksi heti, kun vuokralainen on valittu, eikä kumpikaan osapuoli tarvitse yhteistä tapaamisaikaa. Tämä lyhentää aikaa vuokralaisen valinnasta sopimuksen voimaantuloon ja pienentää riskiä siitä, että valittu vuokralainen ehtii perua tai löytää toisen asunnon odotusaikana.

Vuokranvälitystoimintaa harjoittavalle yritykselle prosessi voidaan myös automatisoida rajapinnan kautta samaan tapaan kuin tilitoimiston tilinpäätösprosessi: kun vuokralainen on hyväksytty järjestelmässä, allekirjoituspyyntö lähtee automaattisesti ilman erillistä käsin tehtävää vaihetta.

Mitä sinetöinti todistaa myöhemmin

Sinetöity vuokrasopimus ja siihen liittyvä allekirjoitussivu muodostavat todisteen siitä, kuka sopimuksen allekirjoitti, milloin ja millä tunnistautumistavalla. Jos sopimusta yritetään muuttaa allekirjoituksen jälkeen, sinetti paljastaa muutoksen. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, jos vuokrasuhteen päättyessä syntyy erimielisyyttä siitä, mitä alun perin sovittiin – sopimuksen alkuperäinen, muuttumaton sisältö on aina tarkistettavissa.

Irtisanomisilmoitukset ja muut liitteet

Vuokrasuhteen aikana syntyy usein muitakin allekirjoitettavia asiakirjoja: irtisanomisilmoitus, vuokrankorotusilmoitus tai sopimuksen muutosliite. Nämä voidaan käsitellä samalla tavalla kuin itse vuokrasopimus – vahvalla tunnistautumisella allekirjoitettuina ja sinetöityinä, jolloin koko vuokrasuhteen dokumentaatio pysyy yhdenmukaisena ja jäljitettävänä alusta loppuun. Tutustu tarkemmin vuokranantajille suunnattuun ratkaisuun.

Mitä vuokrasopimuksen allekirjoittaminen maksaa

Hinta lasketaan per allekirjoittaja per allekirjoituspyyntö, ilman kuukausimaksua. Yksittäiselle vuokranantajalle tämä tarkoittaa pientä, kertaluonteista kustannusta per sopimus; suuremmalle volyymille kannattaa laskea kokonaiskustannus hinnoittelusivun laskurilla.

Usein kysytyt kysymykset