Yhdistyksen pöytäkirjat ja sähköinen allekirjoitus

Moni yhdistys pyörii talkoovoimin: hallituksen jäsenet tekevät tehtäväänsä muun elämän ohessa, eivätkä he välttämättä asu samalla paikkakunnalla tai pysty järjestämään yhteistä tapaamisaikaa pöytäkirjan allekirjoittamista varten. Tämä on juuri se tilanne, jossa sähköinen allekirjoitus tuo eniten helpotusta – se säästää nimenomaan sitä vapaaehtoista aikaa, jota yhdistystoimijoilla on muutenkin niukasti käytettävissään.

Mitä yhdistyslaki edellyttää pöytäkirjalta

Yhdistyslaki edellyttää, että yhdistyksen kokouksesta – niin hallituksen kokouksesta kuin vuosikokouksestakin – laaditaan pöytäkirja, josta käyvät ilmi tehdyt päätökset. Yhdistyksen omat säännöt tarkentavat usein, kuka pöytäkirjan allekirjoittaa: tyypillisesti puheenjohtaja ja sihteeri, ja vuosikokouksen pöytäkirjassa usein myös erikseen valitut pöytäkirjantarkastajat. Laki ei ota kantaa siihen, tehdäänkö allekirjoitus käsin vai sähköisesti – ratkaisevaa on, että allekirjoitus yksilöi allekirjoittajan ja on tehty asianmukaisesti.

Miksi pieni yhdistys hyötyy eniten

Yhdistyksissä, joissa hallitus kokoontuu harvoin tai etäyhteydellä, paperisen pöytäkirjan kierrättäminen on usein suhteettoman raskasta suhteessa yhdistyksen kokoon. Sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, tulostaa sen, lähettää sen postitse tai vie sen henkilökohtaisesti puheenjohtajalle allekirjoitettavaksi, ja sama toistuu jokaisen kokouksen jälkeen. Pienessä yhdistyksessä tämä voi tarkoittaa kymmeniä turhia kirjekuoria vuodessa.

Sähköinen allekirjoitus poistaa tämän: puheenjohtaja ja sihteeri saavat linkin heti pöytäkirjan valmistuttua, tunnistautuvat pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ja allekirjoittavat muutamassa minuutissa, riippumatta siitä missä kumpikin on. Allekirjoitus on eIDAS-asetuksen (910/2014) mukainen kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka on laillisesti pätevä ja sitova.

Näin yhdistyksen pöytäkirja allekirjoitetaan

1. 01

   Pöytäkirja laaditaan kokouksen jälkeen

   Sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan yhdistyksen sääntöjen mukaisesti ja tallentaa sen PDF-tiedostoksi.

2. 02

   Allekirjoittajat lisätään

   Puheenjohtaja, sihteeri ja mahdolliset pöytäkirjantarkastajat lisätään allekirjoittajiksi omilla rooleillaan.

3. 03

   Allekirjoitus vahvalla tunnistautumisella

   Jokainen allekirjoittaja tunnistautuu ja allekirjoittaa oman linkkinsä kautta, ja sinetöity pöytäkirja lähtee kaikille, kun viimeinenkin on allekirjoittanut.

Vuosikokouksen erityispiirteet

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään usein taloudellisesti merkittäviä asioita – tilinpäätöksen vahvistaminen, vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja seuraavan vuoden talousarvion hyväksyminen. Näiden päätösten pöytäkirja kannattaa allekirjoittaa vahvalla tunnistautumisella, koska sillä on merkitystä esimerkiksi silloin, jos yhdistyksen taloudenhoitoa joudutaan myöhemmin tarkastelemaan tai kun pöytäkirjaa esitetään avustuksen myöntäjälle tai rahoittajalle. Sama koskee sääntömuutoksia ja hallituksen jäsenten valintaa, jotka on hyvä pystyä todistamaan luotettavasti, jos niistä syntyy myöhemmin epäselvyyttä jäsenten kesken.

Kun jäsenmäärä on suuri

Isommissa yhdistyksissä, joissa vuosikokoukseen osallistuu kymmeniä tai satoja jäseniä, itse kokouksen äänestykset ja osallistujaluettelo voivat olla pöytäkirjan pisin osa. Tämä ei muuta allekirjoitusprosessia: allekirjoittajia on edelleen vain muutama (puheenjohtaja, sihteeri, tarkastajat), vaikka pöytäkirjan sisältö olisi laaja. Koko liitteineen oleva paketti – pöytäkirja, osallistujaluettelo, äänestystulokset – voidaan sinetöidä yhtenä kokonaisuutena, jolloin mikään osa ei voi kadota tai vaihtua erilliseksi liitteeksi jälkikäteen ilman että sinetti paljastaa sen.

Tämä on hyödyllistä myös isoille valtakunnallisille yhdistyksille ja liitoille, joiden vuosikokouksissa käsitellään usein useita erillisiä äänestyksiä peräkkäin: koko dokumentaatio pysyy yhtenä eheänä kokonaisuutena riippumatta siitä, kuinka monimutkainen itse kokous oli.

Talkoohenkinen hallinto ja käytännön esteet

Yhdistystoiminnan erityispiirre on, ettei kenelläkään hallituksen jäsenistä ole hallintotyö varsinaisena ammattina. Tämä tarkoittaa, että pöytäkirjan allekirjoittaminen jää helposti roikkumaan viikoiksi tai kuukausiksi, kun kukaan ei ehdi järjestää yhteistä tapaamista pelkkää allekirjoitusta varten. Vanhentuneet, allekirjoittamattomat pöytäkirjat ovat yllättävän yleinen ongelma pienissä yhdistyksissä, ja ne huomataan usein vasta, kun jotain pöytäkirjaan kirjattua päätöstä tarvitaan kiireesti – esimerkiksi pankille tai avustushakemukseen. Sähköinen allekirjoitus poistaa tämän riskin, koska allekirjoittaminen ei enää edellytä yhteistä aikaa tai paikkaa.

Etäkokoukset ovat yhdistyksissä arkea

Moni yhdistys, erityisesti valtakunnallisesti toimiva tai harrastuspohjainen yhdistys, pitää hallituksen kokouksensa säännöllisesti etäyhteydellä. Osallistujat voivat olla eri puolilla Suomea tai jopa ulkomailla. Kun kokous on jo lähtökohtaisesti etäkokous, on luontevaa, että myös pöytäkirjan allekirjoittaminen tapahtuu etänä sähköisesti sen sijaan, että paperiversio odottaisi seuraavaa fyysistä tapaamista viikkojen tai kuukausien päässä.

Avustushakemukset ja pöytäkirjan merkitys

Monet yhdistykset hakevat vuosittain avustuksia kunnalta, järjestöltä tai muulta rahoittajalta, ja hakemuksen liitteeksi vaaditaan usein vuosikokouksen pöytäkirja, josta käy ilmi toiminnantarkastajan lausunto ja vastuuvapauden myöntäminen. Kun pöytäkirja on valmiiksi sähköisesti allekirjoitettu ja sinetöity, se on heti valmis liitettäväksi hakemukseen ilman erillistä skannausta tai odottelua siitä, että kaikki allekirjoittajat saadaan kiinni.

Yksi henkilö, monta yhdistystä tai luottamustointa

Aktiiviset yhdistystoimijat istuvat usein useamman yhdistyksen hallituksessa samanaikaisesti. Kun kaikki nämä yhdistykset käyttävät samaa allekirjoituspalvelua, henkilö voi tunnistautua kerran ja allekirjoittaa kaikki hänelle osoitetut avoimet pöytäkirjat samalla istunnolla – riippumatta siitä, mistä yhdistyksestä mikäkin pöytäkirja on. Tutustu tarkemmin yhdistyksille suunnattuun ratkaisuun.

Mitä yhdistyksen pöytäkirjan allekirjoittaminen maksaa

Hinta lasketaan per allekirjoittaja per allekirjoituspyyntö, ilman kuukausimaksua – tämä sopii hyvin yhdistyksille, joiden budjetti on tiukka ja joiden allekirjoitusmäärät vaihtelevat vuodenajan mukaan. Tarkat hinnat löytyvät hinnoittelusivulta.

Usein kysytyt kysymykset